テレワークとは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のこと

(日本テレワーク協会HPより抜粋)

昨今のコロナ禍で政府が推奨するテレワーク。

大手では積極的に導入しているが、我々のような中小・零細企業ではなかなか導入が進んでいないのが現実。

何より我々のメインの仕事が営業活動と納品なので、商品を車に積んで、お客様に届けなければどうにもならない。

しかし、快適なオフィス環境を構築するのが我々の使命であり、コロナ禍におけるオフィス事業のキーワードの1つが“テレワーク”であることもまた事実。

ならばお客様の前でテレワークを語る前に体験せねばなるまい。

というわけで、今回、テレワーク(的なこと)をやってみた。

と言うより、出張で事務所を空ける為、せざるを得なくなった。

テレワーク導入に懐疑的な方に対して、少しでも参考になればと思う。

※まだまだ原始的な部分を含みますが御了承下さい。

テレワークに向けての準備

まず、事務所を空けるにあたり、外で出来なければならないことをピックアップ。

FAX確認、電話応対、見積提出　etc。これらを外でするにはどうすれば良いかを確認。

現状の装備確認

次に、普段の事務所での仕事環境について。

自席用ノートPC1台、複合機(コピー、FAX、スキャン)、共有ファイルサーバー、持出用ノートPC1台

主に使用する武器は以上。基本的に見積依頼や発注書はFAXやメールで届く。その際、データは共有ファイルサーバーに保管しており、サーバーにアクセスして自席のノートPCで処理する、というのが大まかな普段の仕事の流れである。

外出先からの共有ファイルサーバーへのアクセスをどうするか

方法としては、

①USBなりにデータを移して持ち歩く。

これだとデータ容量が決まっているのと紛失の可能性があるのでお勧めできない。

②クラウドにアップして外部から接続。

こちらもデータ容量に制限があり、一部有料になることがある。そもそも未導入。

③最近新たに導入したのがウォッチガード・テクノロジー・ジャパン株式会社のUTM“FireBoxTシリーズ”を使ったVPN接続。

そこで私はUTMのVPN接続の機能を使うことにした。

UTMとは？

これは分かりやすく言えばセキュリティ機器で、外部からの不正アクセスのブロックや、仮にPCがウィルス感染し、乗っ取りを受けたとしても、情報漏洩等を防止する為の機器である。

と同時にVPN接続の機能も持ち合わせている為、出張先からでも社内の共有ファイルサーバーにアクセスすることが出来るのである。

この機能により、どこにいてもノートPCさえあれば、ほぼ事務所と同じ環境で仕事ができるのである。

テレワークの肝はこのVPN接続機能にあるといっても良い。

いざ実践！

今回の出張は、17時半までは研修、以降は宿舎で自由時間となる為、研修終了後事務作業を開始する。

用意するのは、

ノートPC　以上。

会社から持ってきたノートPCを広げ、Wi-Fiでインターネット接続が可能な状態にし、VPN接続で共有ファイルサーバーにアクセス。

これで事務所環境の出来上がりである。

尚、会社に届いたFAXは事前にスキャンしてメールで送るように依頼済み。

こちらも本来は届いたFAXを外部から見れるように設定できるらしいが、残念ながらそこまでの設定はまだ出来ていない。

メール確認、見積依頼等があれば作成して返信、届いたFAXも同じように処理し、調べなければならないことはメール等でメーカーに依頼。

その他諸々、ここまでやっておけば出張先でも仕事が滞る事無く、出張空けから通常業務に即シフトチェンジ出来るという訳だ。

これはいい。すごいぞ！UTM！これなら一杯やりながらでも仕事ができるじゃないか―！！と、言うのは冗談です。楽しみは仕事の後に取っておきましょう。

テレワークの正体は、ファイルへのアクセスをどうするかだ！

ここまでやってきて思ったのは、“意外と出来る”である。

テレワーク導入の話はこれまでも出てきてはいたが、正直我々のような業種には無理だと思っていた。

が、このやり方であれば事務所の待機時間を最低限に抑え、普段の事務処理関係は何処でもできる。

完全にテレワークに移行するのが無理でも、かなりそれに近いことはできるであろう。

だが、最近になって“テレワーク離れ”という言葉も出てくるようになった。

確かに出社している人からすると「本当に仕事しているのか？」等の声もあり、段々とやりづらくなってきているかもしれない。

しかし、何の為にテレワークを推奨するのか。

他人との関わりを遮断して生産性を挙げる為？交通費を節約する為？

否。

コロナ対策で人と人との接触を極力抑える為だ。そこを忘れてはならない。

最終的に収束すれば各々自分に合ったワークスタイルを選択すれば良いだけのこと。

今は終息後の明るい未来の為、一人一人が意識することが大切である。

今回紹介した商品　WatchGuard　FireBoxシリーズ

参考：https://www.watchguard.co.jp/products/network-security-appliances