オフィスには欠かせないOA機器、それが複合機。

１台でコピー、プリンター、FAX、スキャンまでがこなせる、正にオフィスの必需品です。

近年、ペーパーレスが推奨される中でもまだまだ紙を使用したコピーやFAXは切っても切り離せないのが現状。

しかしながら、お客様の中には複合機における料金形態についてまだまだ知らない人が多いように見受けられるので、この場を借りて複合機の基礎知識について記載していきたいと思います。

複合機の種類

複合機と言われる機器は大きく分類すると、業務用か家庭用、それぞれレーザーかインクジェットの４種類に分類できます。

写真や年賀状をお家で印刷する人や、個人事務所でよく見かけるのが家庭用のインクジェット複合機ですね。

ここでは業務用の大型複合機について解説していきたいと思います。

料金形態について

大型複合機とは、分かり易く言うと、コンビニに置かれている機械で、料金は“モノクロコピー1枚○○円、カラーコピー1枚○○円”と書かれているアレです。

複合機を導入するにあたって必要なコストは、先ず初期にかかる費用として

・機械本体代

・設置料

・両面印刷ユニット等オプション

の3点です。

そして、使用するにあたって発生するランニングコストが

・用紙代

・カウンター料

の２点です。

カウンター料というのはコピー1枚出力する毎に発生する費用で、コンビニでチャリンチャリンと硬貨を入れてコピーを取る、とイメージして頂いて構いません。

ここでよくお客様からは

“本体を購入したのに、コピーするのにお金がかかるの？”

“故障した場合は修理代もかかるんでしょ？”

“トナー代も考えるとコスパ悪くない？”

という声を耳にしますが、カウンター料金の中にトナー代金、故障した場合のメンテナンス料金が含まれておりますので、月々のカウンター料金以外、トナー代や修理(メンテナンス)料金が発生することは一切ありません(故意に破壊した場合は除く)。

料金形態について

料金形態は大体下記の3種類に分類されます。

・カウンター方式(契約)

・トナーキット方式(契約)

・スポット方式(契約)

この中で最も主流なのがカウンター方式で、印刷した枚数によって変動します。

カウンター料金の算出方法

例として、

月額基本料金3,500円　モノクロコピー2円/枚　カラーコピー14円/枚

この料金設定で、ひと月にモノクロ1,000枚、カラー500枚印刷した場合の月額料金は

2×1,000＋14×500　で、合計9,000円となります。

別途基本料金が発生すると思う方もいらっしゃいますが、印刷料金の合計が基本料金を下回らない限り特に気にする必要はありません。

カウンターの最低利用金額と考えるといいかと思います。

月々の印刷枚数が少なく、カウンター合計が基本料金に満たない場合でも基本料金は100％発生するので、印刷枚数がそれほど多くない方にはトナーキット方式をお勧めします。

キット方式とスポット方式

キット方式はトナー代金の中に印刷費、メンテナンス費が含まれる為、月額料金は発生しません。

トナーが無くなったら都度購入して頂きます。

スポット方式は、トナーやメンテナンス料金がその都度発生する方式で、主に中古機を購入した場合に適用されます。

中古機の為、初期費用は抑えられるものの、ランニングコストを考えると新品購入を強くお勧めします。

筆者も長らくこの業界に勤めておりますが、スポット方式を選択したお客様は1人もおりません。

用途や枚数に応じて料金形態を選ぼう

月々沢山の枚数を印刷する方、特にチラシを定期的に大量印刷する方は断然カウンター方式がお勧めです。

現在、プリンターを使用してチラシを印刷している方、一度ランニングコストを見直してみるのもいいかもしれません。

プリンター、特にカラーでチラシを印刷する場合は印刷範囲が多い分トナーの消費量も多くなる上、使用頻度が高い分修理(メンテナンス)料金も発生しやすくなります。

カウンター方式の場合は、いくら色とりどりなチラシを印刷しようとも、1枚当たりの単価は一律です。

実際にプリンターから複合機に替えて大幅なコストダウンに成功したお客様もいらっしゃいました。

契約内容を確認しよう。よく読まないと、、、

ここまでで、主流となっている料金形態はカウンター方式とキット方式の2種類あることがご理解頂けたと思います。メーカーや販売代理店によっては実施していない場合や、独自の料金形態を展開しているところもあります。

しかし、中には詐欺まがいのとんでもない料金形態の販売店もいるのでご注意ください。

それなりに大きく、名の知れた販売店でもそのような料金形態を提示してくる場合があります。

例えば、過去にあった事例として

・月々ある一定枚数までは何枚印刷しても基本料金のみ

・枚数を超過しても次月度分を繰り越して使用できる

・5、6年の使用を前提として契約

ここだけ見ると良心的な契約に見えますが、契約書の中に普通なら見過ごすような小さい文字で以下の様な事が書いてあります。

“規定枚数(ひと月当たりの無料枚数ｘ契約期間(5年なら60月))到達後は1カウント○○円となります”

そう、規定枚数到達後は1カウント当たりの金額が法外な金額に跳ね上がるのです。

仮にその時に気付いても遅く、契約満了までは使用を余儀無くされ、解約しようにも高額な解約料を請求されるか、新規購入を勧められます。

悲しいかな、一昔前の話というわけでもなく、現在でも情報弱者を狙ったこのような契約を振りかざしてくる悪質な販売店がいるのも事実。

コピー機に限った話ではありませんが、高額な買い物の際は契約書をしっかり熟読するようにしましょう。

コピー機の買換えを検討中のお客様は勿論、コストの見直しを図りたいお客様は、信頼と実績の音次郎まで是非ご一報ください。

お待ちしております！